✦
Auditories sense ensurts
Un paquet ZIP amb tots els documents congelats, les seves empremtes, les signatures, les evidències de les tasques i un manifest d'integritat. Es genera en minuts, no en setmanes.
ENS Docs · Compliance by design
Tota la documentació de l'ENS, en un sol lloc i a punt per a l'auditoria
ENS Docs gestiona polítiques, procediments, nomenaments i registres de l'ENS. Controla versions, recull les signatures de la direcció i dels empleats, recorda les tasques periòdiques i genera amb un clic el paquet d'evidències que demana l'auditor.
38documents de l'inventari ENS precarregats
18plantilles que s'omplen amb les dades de la teva organització
16tasques periòdiques amb calendari i evidències
1 clicper generar el paquet d'evidències de l'auditoria
El repte
Certificar-se en l'ENS és possible. Mantenir-ho al dia, any rere any, és el difícil.
Una organització certificada en categoria mitjana acumula desenes de documents: política de seguretat, nomenaments, anàlisi de riscos, Declaració d'Aplicabilitat, normativa, procediments i actes. Gairebé sempre estan repartits entre carpetes compartides, correus i fulls de càlcul.
Reunir les evidències a mà porta setmanes abans de cada auditoria, i un sol buit pot convertir-se en una no conformitat.
L'auditor no només demana documents. Demana proves:
?Qui va aprovar aquesta versió i quan?
?Cada empleat ha acceptat la normativa vigent, i no la de l'any passat?
?S'han fet les còpies, la revisió d'accessos i el comitè en les dates previstes?
?Els nomenaments continuen sent vàlids encara que hagi canviat una persona?
La solució
Una eina que unifica, controla i demostra
ENS Docs reuneix en un sol repositori tota la documentació de l'Esquema Nacional de Seguretat (RD 311/2022) i el seu cicle de vida complet: redacció, aprovació, publicació, acceptació per part de la plantilla, revisió periòdica i arxiu. Cada pas queda registrat amb data, persona i empremta digital del document.
ENS · RD 311/2022eIDASAudit trailVersioningSHA-256EvidenceOpen source
Documents vigents34 / 38
Signatures pendents7
Tasques vençudes1
Acceptació per document
Política de seguretat · v230 / 30
Normativa d'ús · v323 / 30
Confidencialitat · v128 / 30
Teletreball · v119 / 30
Dades d'exemple
✦
Unifica
Inventari, versions, signatures, tasques i dades de l'organització en un mateix lloc.
✦
Controla
Fluxos d'aprovació per tipus de document, avisos automàtics i escalat dels retards.
✦
Demostra
Registre de signatures inalterable i exportació completa per a l'auditor.
Beneficis
El que guanya la teva organització
Menys temps perseguint signatures i documents, i més certesa davant l'auditor.
✦
Arrencada ràpida
L'inventari de 38 documents i 18 plantilles ja estan carregats. Introdueixes les dades de l'organització una vegada i els documents es generen amb elles.
✦
Cap signatura es queda enrere
Cada empleat rep la seva sol·licitud i recordatoris automàtics; si es retarda, s'avisa el Responsable de Seguretat.
✦
Documentació sempre vigent
Si canvia una dada (NIF, una persona en un rol, un servei nou), el sistema marca els documents afectats i avisa el seu propietari perquè els renovi.
✦
Obligacions periòdiques sota control
Còpies, pedaços, revisió d'accessos, comitè, formació i auditories amb calendari, responsable, resultat i evidència.
✦
Visibilitat per a la direcció
Un tauler de compliment amb el grau d'acceptació per document, aprovacions en curs, persones amb pendents i tasques vençudes.
Funcionalitats
Tot el que necessites per a l'ENS de categoria mitjana
01
Repositori amb versions
Fitxa per document: codi, tipus, mesures de l'ENS que cobreix, propietari i serveis. Les versions aprovades queden congelades.
02
Aprovació per rols
Cada tipus de document sap qui l'ha d'aprovar. Es publica només quan hi ha totes les signatures.
03
Campanyes d'acceptació
En publicar una versió, la plantilla afectada rep la sol·licitud amb termini. Les altes i baixes s'incorporen soles.
04
Documents des de plantilla
Política, nomenaments, Comitè, normativa, anàlisi de riscos, proveïdors, teletreball i més, omplerts amb les teves dades.
05
Declaració d'Aplicabilitat guiada
Les mesures de l'Annex II amb ajuda, exemples de justificació i el document que cobreix cada mesura.
06
Calendari de tasques periòdiques
16 tasques precarregades amb responsable, venciment, resultat i evidències. El venciment següent es calcula sol.
07
Revisions programades
Cada tipus de document fixa la seva periodicitat. El propietari registra «sense canvis» o crea una versió nova.
08
Taulers per perfil
«El meu tauler» per a cada persona i «Compliment» per a la Direcció, el Responsable de Seguretat i el Comitè.
09
Exportació per a l'auditoria
Documents, signatures, evidències, verificació d'integritat i manifest SHA-256. També llistats CSV.
Més enllà de l'ENS
També el teu gestor documental i el teu canal amb la plantilla
El que serveix per a l'ENS serveix per a qualsevol document que l'organització necessiti aprovar, comunicar i demostrar que s'ha llegit. Deixa de preguntar per correu «l'heu llegit?»: ara ho saps.
- Polítiques internes: codi ètic, protecció de dades, canal de denúncies, igualtat, ús de dispositius.
- Procediments i PNT amb una única versió vigent i arxiu de les anteriors.
- Notificacions amb justificant: saps en tot moment qui ha llegit i acceptat, i qui no.
- Incorporacions: una persona nova rep tot el que ha d'acceptar segons el seu rol.
- Altres marcs: la mateixa lògica d'evidències ajuda en ISO 27001, ISO 9001, NIS2 o en entorns GxP.
El meu tauler · Pendent d'acceptar
Normativa d'ús dels sistemes d'informació · v3
Termini: 15 dies · Publicada pel Responsable de Seguretat
He llegit el document i n'accepto el contingut
Obre el documentSigna i accepta
Política de protecció de dades · v2Acceptada
Pantalla d'exemple
Com funciona
De zero a l'auditoria en sis passos
T'acompanyem en la posada en marxa i després l'eina manté el ritme per tu.
01
Configura l'organització
Dades de l'organització, logotip, serveis i rols de l'ENS: Direcció, Responsables, Comitè i empleats.
02
Completa la Declaració d'Aplicabilitat
Marca quines mesures s'apliquen i justifica les que no, amb exemples d'ajuda.
03
Genera els documents
Cada propietari parteix d'una plantilla ja omplerta i completa els apartats marcats.
04
Aprova amb signatura electrònica
Els aprovadors reben un correu i signen des del seu tauler. Quan es completa, el document es publica.
05
Comunica-ho a la plantilla
Es llança la campanya d'acceptació, amb recordatoris i escalat automàtics.
06
Mantén i demostra
Tasques periòdiques, revisions, avisos de dades desactualitzades i exportació per a l'auditor.
Per a qui
Pensat per als proveïdors TIC de la sanitat pública
L'ENS és obligatori per a les administracions públiques i per a les empreses que els presten serveis o els subministren solucions tecnològiques. Hospitals, consorcis sanitaris i atenció primària de titularitat pública l'exigeixen cada vegada més als seus proveïdors de programari i serveis TIC.
Si desenvolupes o mantens sistemes que tracten informació clínica o administrativa, ENS Docs t'ajuda a:
- Demostrar el compliment en licitacions i renovacions de contracte.
- Coordinar la documentació de seguretat amb la de protecció de dades de salut.
- Assegurar que tot l'equip, inclosos els col·laboradors externs, ha acceptat les normes d'ús i confidencialitat.
Organitzacions de 10 a 250 persones
Hospitals i consorcis
Atenció primària
Programari clínic
Laboratoris
Serveis de salut
Pharma & Life Sciences
Seguretat i garanties
Una eina de compliment que compleix
Signatura electrònica simple (eIDAS)
Cada signatura desa la identitat, la data i l'hora, la IP, el navegador, l'obertura del document, la declaració acceptada i l'empremta SHA-256.
Registre encadenat
Cada signatura inclou l'empremta de l'anterior: qualsevol alteració, inserció o esborrat es detecta. Verificació diària automàtica.
Segell diari extern
L'empremta de la cadena s'envia cada dia per correu per conservar-la fora del sistema.
Documents congelats
Una versió enviada a aprovació no es pot modificar. Fitxers privats amb control d'accés.
Compatible amb AutoFirma
Si l'auditor demana signatura avançada o qualificada, el PDF signat s'adjunta a la versió i la seva empremta hi queda inclosa.
Sense dependències externes
Construït amb tecnologia open source, sense costos de llicència ni dependències de tercers, i amb proves automatitzades.
ENS Docs facilita la gestió i l'evidència del compliment. La certificació l'atorga una entitat acreditada després de l'auditoria; l'eina no la garanteix per si sola.
Modalitats
Tria com vols començar
Recomanat
Cloud
Allotjat per healthIT. Per a qui no vol instal·lar ni mantenir servidors.
Quota mensual
- Instal·lació i correu configurat
- Còpies i actualitzacions
- Suport
On-premise
Al teu servidor. Per a qui necessita les dades a la seva pròpia infraestructura.
Sota pressupost
- Instal·lació al teu servidor
- Configuració inicial
- Formació
Acompanyament ENS
Complement per a qui afronta la seva primera certificació.
Sota pressupost
- Posada en marxa
- Revisió de la Declaració d'Aplicabilitat i dels documents
- Preparació de l'auditoria
Preguntes freqüents
El que ens solen preguntar
ENS Docs em certifica en l'ENS?
No. La certificació l'emet una entitat acreditada després d'una auditoria. ENS Docs organitza la documentació i les evidències perquè l'auditoria sigui més àgil i amb menys incidències.
Serveix per a la categoria bàsica o alta?
Està dissenyat per a la categoria mitjana. També serveix per a la bàsica; per a l'alta caldria revisar mesures i requisits addicionals amb nosaltres.
He de redactar els documents des de zero?
No. Hi ha 18 plantilles que s'omplen amb les teves dades. Només has de completar els apartats que depenen de la teva organització, que apareixen marcats.
La signatura electrònica té validesa?
És una signatura electrònica simple segons el Reglament eIDAS, amb registre inalterable i encadenat. És la pràctica habitual per a l'acceptació de normativa per part de la plantilla. Per a aprovacions que requereixin signatura avançada o qualificada, pots adjuntar el PDF signat amb AutoFirma.
Què passa quan algú entra a l'organització o en marxa?
En assignar-li el rol, rep automàticament les sol·licituds pendents. En bloquejar el seu compte, les seves sol·licituds es retiren i les signatures anteriors es conserven.
Puc fer servir les meves pròpies plantilles?
Sí. Pots canviar la plantilla base o editar el text de cada document, amb previsualització.
On són les meves dades?
En la modalitat on-premise, al teu propi servidor. En la modalitat cloud, en infraestructura gestionada per healthIT; a la proposta detallem la ubicació i les garanties de l'allotjament. Els fitxers es desen en un sistema privat amb control d'accés.
Quant es triga a posar-lo en marxa?
Depèn del punt de partida i de la modalitat. Ho concretem a la primera reunió, després de revisar la vostra documentació actual.
Sol·licita una demo
Prepara la teva propera auditoria ENS amb tranquil·litat
Et mostrem ENS Docs en 30 minuts amb dades d'exemple: com es genera un document, com signa un empleat i què rep l'auditor.